Dokumentation

    In eine Dokumentation tragen Sie alles ein, was Ihnen für das Projekt relevant erscheint: Protokolle von Meetings, Emails, Recherchen, Arbeitsschritte, interne Anmerkungen, etc.

    Die Dokumentation können Sie sich als PDF ausgeben lassen und zum Beispiel Ihrer Rechnung als Beleg für geleistete Arbeiten beilegen. Weil Ihre Kunden aber eventuell nicht alle Einträge sehen sollen, können Sie Einträge auch als "intern" markieren, wodurch diese nicht in dem PDF erscheinen.

    Manchmal werden Sie vielleicht auch mal bestimmte Leistungen für einen Kunden umsonst erbringen. Solche Einträge können Sie als "gratis" markieren und diese erscheinen dann im PDF etwas hervorgehoben — Ihre Kunden sollen schließlich wissen, was für einen tollen Service Sie ihnen bieten.

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    Die Dokumentation

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    1. neue Dokumentation anlegen
    2. von der gezeigten Dokumentation ein PDF erstellen
    3. die Dokumentation löschen

    Einstellungen

    Mit einem Klick auf den Titel der Dokumentation 2 öffnet sich ein Fenster, über das die Grundeinstellungen der Dokumentation bearbeitet werden können.

    Die Einstellungen einer Dokumentation

    In den Einstellungen stellen Sie Kundenname und Titel der Dokumentation ein, wählen das Anfangs- und Enddatum sowie den zur Dokumentation gehörigen Job aus. Außerdem definieren Sie hier auch die Intensität der Projekts und den Status (aktiv oder abgeschlossen). Und Platz für eine allgemeine Notiz zum Projekt ist hier natürlich auch.

    Jede Dokumentation hat außerdem ein hauptverantwortliches Teammitglied, das Sie hier auswählen können.

    Auf der rechten Seite bestimmen Sie, wer Zugang zu dieser Dokumentation hat. Dazu wählen Sie entweder ein Level aus, das Mitarbeiter in Ihrem Team haben müssen, um Zugriff zu bekommen, oder Sie stellen aus allen Teammitgliedern eine individuelle Gruppe zusammen.

    Manager STARTER

    Neuen Protokolleintrag erstellen 3

    Für jeden neuen Eintrag geben Sie zunächst einen Arbeitsbereich ein. Die hier zur Auswahl stehenden Kategorien sind die gleichen, wie die Kategorien für die Job-Positionen und können in den Accounteinstellungen frei definiert werden. Idealerweise sollten in der Dokumentation nur Kategorien ausgewählt werden, die auch in Ihrem Angebot enthalten sind, denn erfahrungsgemäß führt es eher zu Verwirrungen bei Ihren Kunden, wenn in Ihrer Dokumentation Kategorien auftauchen, die nicht in dem dazugehörigen Angebot enthalten sind.

    Geben sie noch Datum und Zeitdauer an, und markieren Sie bei Bedarf den Eintrag als "intern" oder "gratis". Schließlich geben Sie noch den Text ein und fügen den gesamten Eintrag mit einem Klick auf den + Button in die Dokumentation ein. Die Start- und Endzeit können Sie über die beiden Aufklappmenüs auswählen, oder in der Zeitleiste darunter einfach mit der Maus mit klicken und ziehen festlegen.

    Protokoll

    Die einzelnen Einträge der Dokumentation werden chronologisch und nach Monaten gruppiert aufgelistet. Bei jedem einzelnen Eintrag werden Bereich, Dauer und User angezeigt.

    Einträge die als "intern" deklariert werden, sind blau hinterlegt und werden nicht in dem PDF ausgegeben, das Sie von der Dokumentation erstellen können. "gratis" Einträge werden dagegen grün hervorgehoben.

    Protokolleintrag bearbeiten

    Einzelne Einträge können über das Punkte-Menü rechts 5 jederzeit nachbearbeitet werden.

    Seitenbereich

    Im Seitenbereich bekommen Sie vielfältige Zusatzinformationen.

    Der Summenabschnitt gibt Ihnen einen Überblick, welche Arbeitsbereiche oder welche Teammitglieder wieviel Zeit für Ihre Aufgaben aufgewendet haben. Klicken Sie auf die angezeigten Arbeitsbereiche oder User, um die Protokollanzeige 4 entsprechend zu filtern.

    Darunter sehen Sie (nur als AdministratorIn oder ProjektmanagerIn) eine Zusammenfassung Ihres Angebots, so dass Sie hier schnell einen Hinweis bekommen, wenn bestimmte Tätigkeiten gegenüber Ihrem Angebot "aus dem Ruder laufen".

    Bei längeren Projekten kann die Dokumentation schon auch mal recht lang werden. Mit den Links im Abschnitt "Monate" können Sie einfach zu einem der dort angezeigten Monate springen.

    Im Abschnitt "Aufgaben" werden die für dieses Projekt angelegten Aufgaben gezeigt (inklusive Datum und Teammitglied). Wenn eine Aufgabe erledigt wurde, kann sie mit einem Klick auf den Haken rechts als erledigt markiert werden. Dadurch wird ein entsprechender Eintrag im Protokoll erzeugt und die Aufgabe aus der Liste im Aufgabenabschnitt entfernt. In diesem Abschnitt können auch neue Aufgaben erzeugt werden.

    Wurde für das Projekt eine Timeline angelegt, erscheinen deren einzelnen Schritte im untersten Abschnitt der Seitenleiste.

    Der Zugang zu den Dokumentationen ist grundsätzlich zwar für alle offen, aber nur AdministratorIn oder ProjektmanagerIn könne alle Dokumentationen einsehen. Alle anderen haben nur auf die Dokumentationen Zugriff, bei denen sie/er im Team ist.

    alle Account-Mitglieder STARTER