Die Job-Verwaltung von Kreativen für Kreative

    werkherz ist eine Verwaltungssoftware, die ganz auf die Bedürfnisse von Kreativen zugeschnitten ist, weil wir sie als Agentur aus unseren eigenen Bedürfnissen heraus entwickelt haben. Ob große Agentur oder selbständige/r FreelancerIn, DesignerIn, DeveloperIn, ... — mit werkherz lassen sich alle wichtigen Geschäftsbereiche leicht und komfortabel verwalten.

    Der Fokus von werkherz liegt dabei auf leichter Verständlichkeit und größtmöglicher Effizienz. Insbesondere geht es auch darum, möglichst wenig tippen zu müssen. Darum gibt es in werkherz viele Bereiche, wo sich mit vorgefertigten Textblöcken ganz schnell und einfach komplexe Dokumente zusammenklicken können. Man muss kein Buchhalter sein, um werkherz zu verstehen und schnell einsetzen zu können. Darum macht werkherz in manchen Bereichen ganz bewusst sicher einiges anders als andere Softwarelösungen.

    Die meisten Funktionen von werkherz dürften ziemlich selbsterklärend sein. Diese Dokumentation werden Sie darum wohl kaum bemühen müssen. Sie kann Ihnen aber natürlich helfen, einen schnellen Überblick zu bekommen.

    Der Grundgedanke

    werkherz orientiert sich am Arbeitsablauf einer Agentur:
    Für einen Kunden wird zunächst ein Angebot erstellt. Daraus wird ein Auftrag, der dokumentiert, kontrolliert und gemanaged werden muss. Dazu gehört auch der Einkauf von Leistungen (zum Beispiel Druck oder Illustrationen). Am Ende wird auf Basis der Dokumentation die Abrechnung erstellt. Die Kombination aus Auftrag, Dokumentation, Einkauf, Zeitplanung und Aufgaben ist ein Projekt.

    Im Zentrum von werkherz stehen darum Kontakteund Jobs, dies sind sozusagen die beiden Herzkammern. Jedem Kontakt können Jobs und Briefezugeordnet werden. Ein Job wiederum kann mit Dokumentationen, Zeitplanung, Aufgabenund Einkaufergänzt werden. Unabhängig von Kontakten und Jobs gibt es noch Prozesseund ein Wiki, die helfen, wichtige Informationen und Abläufe festzuhalten.

    So hängen die Hauptbereiche zusammen

    Die Arbeit mit werkherz beginnt also in aller Regel mit der Eingabe von Kontaktadressen (natürlich lassen sich Adressendaten auch ganz leicht importieren).

    Danach werden Angebote erstellt, die mit Ihren eigenen Textbausteinen ganz schnell zusammengestellt sind.

    Wenn aus einem Angebot ein Auftrag wird, beginnt die Dokumentation des Jobs, und Sie selbst entscheiden, wie detailliert Sie hier werden wollen. In jedem Fall gibt werkherz jederzeit Auskunft über den aktuellen Stand eines Jobs.

    Screen-Aufteilung

    Der werkherz Screen ist in vier Hauptbereiche aufgeteilt

    Die vier Hauptbereiche des werkherz Screens:
    1. links das Hauptmenü
    2. oben die Aktionsbuttons
    3. rechts die Suche und Zusatzinfos zum jeweiligen Thema
    4. der zentrale Hauptbereich mit Ihren Daten
    1
    2
    3
    4

    Über das Hauptmenü 1 links rufen Sie die verschiedene Module von werkherz auf wie Jobverwaltung, Dokumentationen, Timeline, ...

    Die Aktionsbuttons 2 oben machen jeweils etwas mit dem Inhalt, der im zentralen Hauptbereich 4 gezeigt wird, z.b. speichern, oder ein PDF erstellen.

    An der rechten Seite 3 finden sich in vielen Modulen ergänzende Informationen zum gerade gezeigten Inhalt.

    Zugang

    In einem Account können beliebig viele Mitglieder zusammenarbeiten, die dabei jeweils unterschiedliche Rollen haben können. Diese Rollen sind:

    1. Freelancer
    2. Mitarbeiter
    3. Manager

    Dazu kommt natürlich auch noch der Account-Inhaber als Administrator.

    Die verschiedenen Bereiche von werkherz sind nicht für alle zugänglich, sondern vom gebuchten Account-Abo und von den Rollen der jeweiligen Account-Mitglieder abhängig. Schließlich soll z.B. ein Freelancer natürlich zu einer Job-Dokumentation beitragen können, aber sicher keinen Einblick in Umsätze bekommen.

    In dieser Dokumentation wird die Zugangsbeschränkung zu einer Funktion oder einem Bereich mit diesem Hinweis dargestellt:

    Manager TEAM

    Hier wird beispielsweise angezeigt, dass nur Account-Mitglieder Zugang haben, deren Rolle mindestens "Manager" ist und der Account mindestens ein Team-Abo hat.